Les politiques relatives aux frais de déplacement spécifiques, en plus des procédures opérationnelles normalisées, font partie intégrante de la réalisation des objectifs commerciaux de cette politique générale de voyage. L`adhésion assure la gestion efficace du programme de voyage de l`Université. Le but de cette politique est d`établir les paramètres généraux pour la conduite des voyages parrainés par l`Université et la comptabilisation des dépenses. Repas fournis-réduisez le montant des indemnités journalières de M&IE que vous réclamez si vous avez fourni des repas pendant votre voyage, y compris les repas à une conférence ou à bord d`un avion, d`un train ou d`un navire: bien que de nombreux frais de voyage puissent être déduits, ceux qui sont somptueux ou nature extravagante, ou ceux qui sont à des fins personnelles, sont exclus. Le service du revenu interne (IRS) considère les employés à voyager loin de la maison si leurs obligations d`affaires exigent qu`ils soient éloignés de leur «maison d`impôt» (le secteur général où leur lieu principal d`affaires est localisé) pour une période plus longue qu`une journée normale de travail . Les avantages ou les services offerts par les programmes de récompenses des fournisseurs (la compagnie aérienne fréquente, les programmes de séjour d`hôtel, etc.) gagnés à partir de voyages payés par l`Université doivent être appliqués aux voyages d`affaires futurs. Tout avantage ou service obtenu à la suite d`un voyage personnel doit être utilisé pour des voyages personnels futurs et ne devrait pas être appliqué aux voyages d`affaires de l`Université. Les voyageurs ne seront pas indemnisés pour l`utilisation des récompenses du programme de voyage. La société de gestion des voyages de l`Université et d`autres partenaires stratégiques de voyage ont été sélectionnés pour aider à l`administration du programme de voyage de l`Université en offrant les options de coût les plus bas pour les voyages d`affaires avec le plus haut degré de services y compris Gestion et support de compte dédiés à l`Université, services de consultation, rapports de données, communications, suivi des voyageurs, notifications d`alerte, après les heures d`ouverture et assistance d`urgence. Tout achat lié à un voyage qui n`est pas effectué conformément à cette politique sera considéré comme non autorisé et ne sera pas remboursé.

Les frais de voyage et les dépenses connexes du conjoint/partenaire du chancelier ou du Président doivent être approuvés par le directeur des affaires de l`établissement. Les achats par les unités gouvernementales du Wisconsin, y compris le système de l`Université du Wisconsin, sont généralement exemptés de la taxe de vente et d`utilisation du Wisconsin. Ceux qui voyagent ou organisent des voyages pour les autres sont censés demander et recevoir l`exemption de taxe de vente du Wisconsin pour les services liés aux voyages. L`Université a également l`exonération de taxe de vente dans d`autres États et les voyageurs devraient faire une tentative raisonnable d`obtenir l`exemption de taxe de vente selon les exigences de l`autorité fiscale. Dans de rares circonstances, lorsque le voyage doit être acheté ou payé en conformité avec les exigences des sponsors externes, la documentation soutenant ces exigences exceptionnelles doit être approuvée comme une exception prévue avant le paiement. Repas fournis-réduisez le montant des indemnités journalières que vous réclamez si vous avez fourni des repas pendant votre voyage. Par exemple, si le déjeuner a été fourni par une conférence, soustraire l`indemnité journalière de repas du montant total que vous soumettez pour le remboursement. Si vous avez accueilli un repas d`affaires ne réclamons pas à la fois le remboursement de votre repas et l`indemnité journalière. Consultez le remboursement des repas journaliers pour les voyages intérieurs. Chaque politique de voyage basée sur les dépenses identifie les contrats requis et les normes de processus pour l`utilisation des contrats. L`Université s`attend à ce que les voyageurs utilisent les fonds et les ressources de l`UW avec prudence, comprennent et respectent les politiques de voyage et soumettent des rapports de voyage en temps opportun pour s`assurer que l`Université répond à toutes les exigences de conformité applicables.

Les frais de voyage d`affaires seront rapidement remboursés par l`Université lorsqu`ils sont raisonnables, nécessaires et respectent les exigences en matière de politique et de conformité. L`identification spéciale, le passeport, les visas, les douanes, les assurances et les autres exigences imposées par l`Université, l`industrie du voyage ou le gouvernement peuvent s`appliquer aux voyages internationaux, qu`ils voyagent individuellement ou en groupe.